Hoe wij omgaan met foto’s en jullie privacy

Bij Oranjevereniging Melissant vinden we het belangrijk om de mooie momenten vast te leggen. Een actiefoto tijdens de wedstrijd, de sfeer tijdens het huttendorp of de gezelligheid tijdens een feest: beelden zeggen vaak meer dan woorden. Ze houden de herinnering levend en laten aan (nieuwe) leden en sponsors zien hoe bruisend onze vereniging is.

Tegelijkertijd leven we in een tijd waarin privacy en databescherming (AVG) een groot goed zijn. Wij nemen het portretrecht van onze leden serieus. In dit artikel leggen we daarom haarfijn uit wat onze spelregels zijn rondom het maken en publiceren van foto’s en video’s.

Uitgangspunt: 'Toestemming, tenzij...'

Omdat het voor onze vrijwilligers onwerkbaar is om voor elke gemaakte foto aan elk lid afzonderlijk schriftelijke toestemming te vragen, hanteren wij het principe van 'gerechtvaardigd belang' voor verenigingsactiviteiten.

Dit betekent concreet:

Wij gaan ervan uit dat bezoekers en deelnemers (en bij jeugd: de ouders/verzorgers) door hun aanwezigheid akkoord gaan met het maken en publiceren van beeldmateriaal.
Dit geldt alleen voor publicatie op onze eigen communicatiekanalen.

Waar worden de foto's geplaatst?

De foto's worden uitsluitend gebruikt voor verenigingsdoeleinden. Denk hierbij aan:

De eigen website van [Naam Vereniging] .
Onze officiële social media kanalen (Facebook, Instagram).
De digitale nieuwsbrief.

Let op: Wij verstrekken nooit zomaar foto’s aan commerciële derde partijen zonder expliciete toestemming van de geportretteerde.

Sfeerbeelden versus Portretten

In de AVG en het portretrecht wordt onderscheid gemaakt tussen types foto’s. Wij hanteren dit als volgt:

Sfeerbeelden: Dit zijn foto's van grote groepen, spelsituaties of overzichten waarbij de personen niet het hoofdonderwerp zijn, maar 'onderdeel van de sfeer'. Voor het plaatsen van deze foto’s vragen wij doorgaans geen expliciete toestemming vooraf.
Gerichte portretten: Bij close-ups (waar iemand duidelijk poserend of alleen op staat) zijn onze fotografen extra terughoudend. Zeker bij jeugdleden vragen we vaak mondeling even of het oké is, of gebruiken we ons gezonde verstand. Twijfelen we? Dan plaatsen we hem niet.

Bezwaar maken (Opt-out regeling)

Wij respecteren het volledig als jij (of je kind) liever niet op de foto gaat of als je niet wilt dat deze beelden online verschijnen.

Hoe maak je bezwaar? Je kunt te allen tijde aangeven dat je niet gefotografeerd wilt worden.

Ter plekke: Geef het even aan bij de fotograaf. Onze fotografen houden hier dan direct rekening mee.

Het recht om vergeten te worden (Notice & Takedown)

Ondanks onze zorgvuldigheid kan het gebeuren dat er toch een foto online staat waar je je onprettig bij voelt. Misschien sta je er net niet charmant op, of was je je niet bewust van de camera.

Geen probleem. Stuur een mailtje met de link of een screenshot van de foto naar socials@ovmelissant.nl. Wij verwijderen de foto dan zo snel mogelijk, zonder discussie.

Gebruik van gezond verstand

Regels zijn belangrijk, maar bij de Oranjevereniging Melissant staat onderling respect en gezond verstand voorop. We maken foto's om de vereniging te promoten en voor de leuk, niet om mensen te kijk te zetten. Laten we er samen voor zorgen dat we met respect voor ieders privacy kunnen blijven genieten van de mooie beelden!

Namens het bestuur,

Oranjevereniging Melissant